Kommunikation & Organisation mit ChatGPT

Elternbriefe sind ein Klassiker unter den Zeitfressern. Mit ChatGPT geht es schneller:

Prompt-Vorlage:

'Schreibe einen freundlichen, kurzen Elternbrief für [Klassenstufe/Gruppe]. Anlass: [Was?]. Wann: [Datum, Uhrzeit]. Kosten: [Betrag]. Mitzubringen: [Was?]. Rückmeldung bis: [Datum]. Maximal 120 Wörter, in Du-Form, mit Rückmeldeabschnitt am Ende.'

Nachprompten:

• 'Mach den Ton wärmer und persönlicher' (wenn es zu förmlich klingt)
• 'Füge einen Hinweis zu Allergien/Unverträglichkeiten hinzu'
• 'Kürze auf 80 Wörter' (wenn er zu lang ist)
• 'Ergänze einen Absatz zum Thema wetterfeste Kleidung'

Datenschutz-Regel: Gib KEINE echten Namen von Kindern, Eltern oder Kollegen ein. Schreibe allgemein: 'für eine 3. Klasse', nicht 'für die Klasse 3b der Grundschule am Park'.

Tipp: Speichere deinen Elternbrief-Prompt. Beim nächsten Mal änderst du nur Anlass und Details. Manche Lehrkräfte haben einen einzigen Elternbrief-Prompt, den sie das ganze Schuljahr nutzen, nur die konkreten Informationen ändern sich.

Mehmet, Sportlehrer und Organisator der Projektwoche an einer Grundschule, muss innerhalb von zwei Tagen fünf verschiedene Texte verschicken: einen Elternbrief, eine Info-Mail ans Kollegium, einen Aushang fürs Schwarze Brett, eine Einkaufsliste für den Hausmeister und eine Einladung an den externen Referenten.

Früher hätte er für jeden Text einzeln am leeren Dokument gesessen. Mit ChatGPT geht er so vor:

Schritt 1: Er formuliert einen detaillierten Prompt für den Elternbrief: Anlass, Datum, Kosten, Mitzubringendes, Rückmeldetermin.

Schritt 2: Er ist zufrieden mit dem Ergebnis und promptet weiter: 'Schreibe jetzt basierend auf den gleichen Informationen eine kurze, sachliche Info-Mail ans Kollegium. Maximal 80 Wörter. Nenne die wichtigsten Eckdaten und was jede Lehrkraft vorbereiten muss.'

Schritt 3: 'Jetzt einen Aushang fürs Schwarze Brett. Übersichtlich, mit Aufzählungszeichen, DIN-A4-Format.'

In einem einzigen Chat-Verlauf hat Mehmet alle fünf Texte erstellt, in 25 Minuten statt geschätzt zwei Stunden. Die Informationen sind konsistent, weil ChatGPT sich auf den gleichen Kontext bezieht.

Mehmets Tipp: Für zusammenhängende Texte (gleicher Anlass, verschiedene Zielgruppen) lohnt es sich, im selben Chat zu bleiben. So stellt ChatGPT sicher, dass Datum, Uhrzeit und Details in allen Texten übereinstimmen.

ChatGPT ist stark bei der Strukturierung von Stichpunkten:

Protokoll aus Stichpunkten:

'Hier sind Stichpunkte aus einer Teamsitzung: [Stichpunkte]. Erstelle daraus ein kurzes, übersichtliches Protokoll mit: Datum, besprochene Themen, Beschlüsse, nächste Schritte. Maximal eine halbe Seite.'

Interne Info ans Team:

'Formuliere eine kurze, klare Info-Mail ans Kollegium. Thema: [Was?]. Wichtig: [Details]. Maximal 80 Wörter. Sachlich, freundlich, mit Handlungsaufforderung am Ende.'

Texte überarbeiten:

'Kürze diesen Text auf maximal [X] Wörter, ohne wichtige Informationen zu verlieren: [Text einfügen]'

'Formuliere diesen Text einfacher und klarer: [Text einfügen]'

Tagesordnung erstellen:

'Erstelle eine Tagesordnung für eine 60-minütige Fachkonferenz Deutsch. Themen: [Stichpunkte]. Ordne nach Wichtigkeit und gib je Punkt eine geschätzte Dauer an.'

Wichtig bei Protokollen: Gib KEINE sensiblen Informationen aus Gesprächen über einzelne Kinder, Eltern oder Kollegen ein. Erstelle nur das Gerüst mit ChatGPT und ergänze vertrauliche Details manuell. Schreibe z. B. 'Besprechung eines individuellen Förderbedarfs' statt den echten Namen und die konkrete Diagnose.

ChatGPT schreibt standardmäßig etwas glatt und neutral. So passt du den Ton an:

Prompt-Zusätze für den Ton:

• 'Formuliere warm und persönlich' (für Elternbriefe)
• 'Formuliere sachlich und knapp' (für interne Mails)
• 'Formuliere motivierend und positiv' (für Aushänge)
• 'Formuliere auf Augenhöhe, nicht belehrend' (für Elternkommunikation)
• 'Formuliere wertschätzend und lösungsorientiert' (für schwierige Themen)

Der wichtigste Schritt: Lies den Text laut vor. Klingt er nach dir? Nach deiner Einrichtung? Wenn nicht, passe an. Viele Lehrkräfte berichten, dass sie nach ein paar Anläufen ihren persönlichen Ton-Zusatz gefunden haben, den sie immer wieder verwenden.

Du bist der Autor – ChatGPT liefert den Entwurf. Dein Name steht unter dem Brief, also muss er sich richtig anfühlen.

Beispiel aus dem Alltag: Sandra, Grundschullehrerin in Hamburg, hat für sich den Zusatz gefunden: 'Schreibe wie eine herzliche, aber organisierte Klassenlehrerin, die Eltern auf Augenhöhe begegnet.' Seitdem passen die meisten Elternbriefe beim ersten Versuch.

Langfristig: Wenn du merkst, dass bestimmte Formulierungen immer wieder gut passen, speichere sie als Textbausteine. So wird jeder Brief schneller und persönlicher.