Was du in diesem Modul lernst
- Nach diesem Modul kannst du einen Workflow für Protokolle und Dokumentation eigenständig anwenden
- Nach diesem Modul kannst du strukturierte Checklisten mit KI erstellen und als Vorlage speichern
- Nach diesem Modul kannst du interne Kommunikation mit KI beschleunigen und dabei den Datenschutz einhalten
Dokumentation: Wichtig, aber unbeliebt
Protokolle, Berichte, Checklisten, interne Mails. Niemand macht diese Aufgaben gerne, aber alle brauchen sie. Dokumentation frisst Zeit, die eigentlich den Kindern gehört.
Die gute Nachricht: Genau bei diesen Routineaufgaben kann KI am meisten helfen. Nicht weil sie die Inhalte kennt, sondern weil sie Struktur und Formulierung übernimmt, während du das Fachwissen lieferst.
Beispiel-Workflow: Protokoll einer Teamsitzung
Schritt 1: Stichpunkte mitschreiben (du)
Während der Sitzung notierst du Stichpunkte: Themen, Beschlüsse, Verantwortlichkeiten, Termine.
Schritt 2: Protokoll formulieren lassen (KI)
Prompt: "Formuliere aus diesen Stichpunkten ein kurzes Protokoll für unser Kita-Team. Gliedere nach: Thema, Beschluss, Verantwortlich, Termin. Ton: sachlich und klar. [Stichpunkte einfügen]"
Schritt 3: Prüfen und ergänzen (du)
Namen und Details kontrollieren, fehlende Punkte ergänzen.
Schritt 4: Verteilen (du)
Protokoll an das Team senden.
Checklisten mit KI erstellen
Checklisten sind gut geeignete KI-Aufgaben: Die Struktur ist immer gleich, nur der Inhalt ändert sich.
Beispiel-Prompt:
"Erstelle eine Checkliste für die Vorbereitung eines Elternabends in einer Grundschule. Gliedere nach: 2 Wochen vorher, 1 Woche vorher, am Tag selbst, nach dem Elternabend. Max. 4 Punkte pro Abschnitt."
Das Ergebnis kannst du als Vorlage speichern und beim nächsten Elternabend wiederverwenden. Du änderst nur die Details.
Wissens-Check
1Warum eignen sich Protokolle besonders gut für einen KI-Workflow?
2Was sollte bei Protokollen mit KI beachtet werden?
3Warum eignen sich Checklisten besonders gut für KI-Workflows?
4Wie kannst du einen Protokoll-Workflow am besten wiederverwenden?
5Was solltest du bei internen Kommunikationen mit KI besonders beachten?
Das Wichtigste auf einen Blick
Protokolle: Stichpunkte mitschreiben, KI formulieren lassen, prüfen, verteilen.
Checklisten: Einmal als Vorlage erstellen, immer wieder anpassen.
Vorlagen speichern: Was einmal funktioniert hat, musst du nicht neu erfinden.
Datenschutz auch intern: Personalthemen und sensible Teamangelegenheiten gehören nicht in KI-Tools.
Praxis-Aufgabe
Dein Dokumentations-Workflow
Wähle eine Dokumentationsaufgabe aus deinem Alltag (Protokoll, Bericht, Checkliste) und erstelle einen Workflow dafür. Welche Schritte macht die KI? Welche machst du?
Nur für dich. Wird nicht gespeichert und nicht bewertet.
Praxis-Aufgabe
Dokumentation optimieren
Welche Dokumentationsaufgaben könntest du mit einem Workflow beschleunigen?